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Informationspflichten der Vermieter und Verwalter – Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Mit dem Mitte 2019 erwarteten Zensusgesetz 2021 werden die Eigentümer und Verwalter von Wohnraum verpflichtet, Auskunft über bestimmte Angaben zu den von ihnen vermieteten Wohnungen zu geben. Dies dient der Erfüllung der EU-Verordnung Zensus (EG) Nr. 763/2008. Die Auskunftspflicht umfasst im Rahmen der Gebäude- und Wohnungszählung 2021 auch die einmalige Mitteilung der Vor- und Nachnamen von bis zu zwei Bewohnern durch die Eigentümer oder Verwalter von Wohnraum. Diese sog. Hilfsmerkmale dienen der statistischen Generierung von Haushalten, um zu ermitteln, welche Personen an einer Anschrift in welchen konkreten Wohnverhältnissen (d.h. Wohnfläche, Zahl der Räume) leben.


Wohnungsunternehmen speichern in ihrer Funktion als Vermieter Angaben zu ihren Mietern. Diese Angaben sind üblicherweise begrenzt auf Zwecke, die der Durchführung der Mietverhältnisse dienen (Nebenkostenabrechnung, Veranlassung von Handwerkerarbeiten etc.). Die gesetzlich angeordnete einmalige Übermittlung von Bewohnernamen an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Jahr 2021 geht in der Regel über die gewöhnliche Durchführung des Mietverhältnisses hinaus. Aus datenschutzrechtlicher Sicht kann diese Übermittlung daher als Änderung des Verarbeitungszwecks bewertet werden, da die Daten für einen anderen Zweck weiterverarbeitet werden, als für den sie vom Vermieter ursprünglich gespeichert wurden. Die Mieter müssen daher nach Artikel 13 DS-GVO über die Weitergabe ihrer Mieterdaten zu statistischen Zwecken an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder informiert werden.

In vielen Fällen kann es sein, dass Mietverträge oder spezielle Vereinbarungen zwischen Mietern und Vermieter, die seit Inkrafttreten der DSG-VO geschlossen wurden, eine Generalklausel enthalten, mit der die Mieter über die Weitergabe ihrer Daten, die auf rechtlichen Verpflichtungen beruhen, bereits informiert wurden. Prüfen Sie daher bitte zunächst, ob Sie als Vermieter Ihre Mieter bereits entsprechend informiert haben. Es bedarf dann keiner zusätzlichen Informationen.

Haben Sie Ihre Mieter noch nicht informiert, können Sie die notwendigen datenschutzrechtlichen Informationen über die bevorstehende Weitergabe der Mieternamen an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder im Jahre 2021 auch im Rahmen Ihrer üblichen Kommunikation mit den Mietern geben (z.B. wenn Sie anlässlich der nächsten Nebenkostenabrechnung o.ä. mit Ihren Mietern in Kontakt treten). Eine DS-GVO-konforme Information für diese konkrete Datenübermittlung sollte den folgenden Mindestinhalt haben:

  • Der Vermieter (Name und Kontaktdaten) ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die im Rahmen des Mietverhältnisses erforderliche Verarbeitung personenbezogener Daten. Aufgrund des Zensusgesetzes 2021 (ZensG 2021) sind Vermieter verpflichtet, bestimmte Angaben über die Mieter den Statistischen Ämtern des Bundes und der Länder für Zwecke des Zensus 2021 zu übermitteln. Diese Übermittlung findet ihre Rechtsgrundlage in Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § xx [Konkretisierung mit Inkrafttreten; voraussichtlich Mitte 2019] ZensG 2021. Folgende Angaben sind gesetzlich zu übermitteln: Namen und Vornamen von bis zu zwei Personen, die die Wohnung nutzen, Zahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Empfänger dieser Angaben sind die statistischen Ämter des Bundes und der Länder. Diese haben für die übermittelten Angaben die konkreten Löschungsfristen nach dem ZensG 2021 einzuhalten.

Bezogen auf die im Rahmen des ZensG 2021 an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder übermittelten Angaben stehen den Mietern gegenüber ihren Vermietern die Rechte aus den Artikeln 13 bis 18, 21 und 77 DS-GVO zu. Die Auskunftspflicht der Vermieter nach ZensG 2021 bleibt davon unberührt. Die Mieter sind auch hierüber zu informieren:

  • Den Mietern stehen bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der DS-GVO gegenüber den Vermietern das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten zu (Artikel 15 bis 18 und 21 DS-GVO). Liegt aus Sicht des Mieters ein Verstoß gegen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen vor, besteht zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten durch den Vermieter zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO).

Sofern ein/e Datenschutzbeauftragte/r für Ihr Wohnungsunternehmen tätig ist, müssen Sie Ihren Mietern zudem deren Kontaktdaten zur Verfügung stellen.

Hinweis:
Als Vermieter sind Sie selbst dafür verantwortlich, dass Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Mieter datenschutzkonform verarbeiten und Ihre Mieter entsprechend umfassend nach den Vorgaben der DS-GVO informieren. Die hier gegebenen Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern sollen lediglich eine Hilfestellung in Bezug auf Ihre Verpflichtungen im Rahmen des ZensG 2021 geben.

Für Verwaltungen gilt Entsprechendes.

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